El tema de la gestión ajustada trata del aumento de la productividad y la eficiencia en las empresas. En nuestro diccionario empresarial le explicamos definiciones, contextos, métodos y ejemplos para que se familiarice con el tema. Aquí encontrará todo lo que necesita saber sobre la gestión ajustada. [1]
La gestión ajustada (Lean Management) es un enfoque integral de gestión que se utiliza para aumentar la productividad y la eficiencia en las empresas. Se basa en un enfoque sistemático que utiliza diversos métodos y técnicas para optimizar los recursos, eliminar los residuos y mejorar el rendimiento de la empresa. La gestión ajustada es un enfoque basado en el principio de "producción con cero defectos". Esto significa que cada proceso de producción se diseña de manera que, en la medida de lo posible, no se produzcan errores. El objetivo de la gestión ajustada es optimizar los procesos de manera que se consiga el mayor valor añadido posible. Concentrándose en lo esencial, se pretende mejorar drásticamente tanto la calidad del producto como el tiempo de producción.
El concepto «Lean» tiene sus raíces en el sistema de producción Toyota (TPS), desarrollado después de la Segunda Guerra Mundial, especialmente en los años 50 y 60, por Taiichi Ohno y sus colegas en Toyota. Desde el principio, el objetivo era reducir los costes, aumentar la eficiencia y mejorar la calidad para lograr una mayor satisfacción del cliente. Toyota estableció métodos como el «justo a tiempo» y el «jidoka», que permitían alcanzar una gran flexibilidad y calidad en la producción con un mínimo esfuerzo. Estos principios llevaron a Toyota a alcanzar una calidad y una satisfacción del cliente excepcionales con unos costes reducidos, una promesa fundamental de la gestión lean. Originario de la industria automovilística, el enfoque Lean se aplica ahora en la industria manufacturera, el comercio minorista, el sector servicios e incluso en ámbitos como la sanidad o la administración pública. Sus principios universales (orientación al cliente, reducción del desperdicio y mejora continua) pueden aplicarse en todos los sectores, lo que explica la popularidad duradera de este concepto.
Un principio básico de la gestión ajustada es situar el beneficio del cliente en el centro de todas las decisiones. Para lograr este objetivo, las empresas deben identificar y analizar los procesos que no contribuyen directamente al beneficio del cliente. Estos procedimientos deben eliminarse o modificarse para crear más valor para el cliente. Además, la gestión ajustada exige una mejora continua de los procesos de la empresa -tanto en términos de calidad como de eficiencia- en lugar de que todo gire en torno a un aumento puntual de los beneficios.
La gestión ajustada es, por tanto, un método muy eficaz para que las empresas mejoren su eficiencia de costes y su rendimiento a largo plazo. No sólo ayuda a reducir los residuos y ahorrar costes, sino que también aumenta el rendimiento global de la empresa y la satisfacción del cliente. [2]
La gestión ajustada es un componente de la gestión empresarial moderna y procede originalmente de la industria automovilística. La idea subyacente es fabricar o suministrar el mayor número posible de productos o servicios con el menor esfuerzo posible. Siguiendo los principios "lean", se aumenta la eficiencia y se mejora la calidad del producto.
El núcleo del Lean Management es la visión integral de la cadena de valor (desde el fabricante hasta el cliente final) para detectar el potencial de optimización. Para ello, se analiza la cadena de valor desde el fabricante hasta el cliente final con el fin de identificar las necesidades de optimización. A continuación, se desarrollan medidas para satisfacer estas necesidades de optimización. En la práctica, esto suele significar reducir los productos preliminares innecesarios, las existencias de materiales u otros insumos para evitar el exceso de producción. De este modo, solo se produce lo que realmente se demanda.
La gestión ajustada es un concepto cada vez más popular en la gestión empresarial moderna. El concepto de gestión ajustada se desarrolló originalmente en la industria automovilística y desde entonces se ha extendido a muchos otros ámbitos. Las raíces de la gestión ajustada se encuentran en el sistema de producción de Toyota, que surgió en la década de 1950. Sin embargo, el «Lean» no se reconoció y describió como enfoque de gestión independiente hasta finales de la década de 1980 y, desde entonces, se ha extendido por empresas de todos los sectores y tamaños en todo el mundo. Desde entonces, la gestión Lean se ha convertido en un método muy utilizado en empresas de todos los tamaños y sectores.
En general, los principios básicos de la gestión ajustada que acabamos de exponer sientan las bases de un trabajo más eficiente en cualquier empresa -tanto en lo que respecta al personal como al proceso de producción- y contribuyen a ahorrar recursos y aumentar las ventas en igual medida. [3]
La gestión ajustada es un conjunto de métodos, técnicas y estrategias destinados a conservar los recursos y aumentar el valor de los productos o servicios para los clientes. La gestión ajustada funciona eliminando pasos y actividades redundantes y sustituyéndolos por un proceso más eficiente. El objetivo es reducir costes y acortar los plazos de entrega, mejorando al mismo tiempo la calidad.
El principio de gestión ajustada se basa en la filosofía kaizen de progreso continuo. Anima a las empresas a revisar periódicamente los procesos utilizando parámetros cuantificables y a adaptarse continuamente a las necesidades de sus clientes. La gestión ajustada implica un cambio tanto técnico como cultural. Por eso se la suele denominar "cultura del progreso".
Hay muchas herramientas y técnicas diferentes que las empresas pueden utilizar para implantar la gestión ajustada. Entre ellas se encuentran la producción justo a tiempo (JIT), los eventos kaizen y técnicas de visualización como los tableros kanban. Estos métodos ayudan a las empresas a identificar y eliminar los flujos de trabajo ineficientes y a optimizar la utilización de los recursos.
El éxito de la gestión ajustada depende en gran medida de la introducción de una cultura de compromiso: una cultura, en otras palabras, en la que cada miembro del equipo pueda compartir sus ideas y éstas sean valoradas. Sólo así pueden las empresas implantar las herramientas adecuadas y aplicar con éxito medidas de ahorro de mano de obra.
La gestión ajustada es una poderosa herramienta de mejora del rendimiento operativo para empresas de todos los tamaños. Ofrece muchas ventajas -como mayor productividad, reducción de costes, mejores niveles de calidad y mayor satisfacción del cliente-, pero sólo merece la pena para las empresas que están dispuestas a emprender procesos de cambio. Aunque puede resultar difícil llevar a cabo un cambio, al final siempre merece la pena. Quienes tengan el valor de implantar la metodología Lean Management en su empresa se verán recompensados a largo plazo, tanto monetaria como cualitativamente. [4]
La gestión ajustada es una estrategia dinámica centrada en la mejora de la productividad y la eficacia. Persigue el objetivo de conservar los recursos y minimizar los residuos. Para lograrlo, se utilizan diversas herramientas basadas en los principios de la gestión ajustada.
Los siguientes principios son especialmente importantes para la gestión ajustada:
Éstas son sólo algunas de las herramientas que pueden utilizarse al aplicar la gestión ajustada. Sin embargo, cada una de estas herramientas requiere su propia estrategia de aplicación específica para lograr el mejor resultado posible para su empresa. Por lo tanto, es importante conocer todos los aspectos de la gestión ajustada antes de elegir una de estas herramientas. De este modo, podrá asegurarse de que aplica las estrategias clave adecuadas para lograr los resultados más eficaces de la gestión ajustada. [5]
Kaizen es un componente central de la filosofía de gestión japonesa Lean Management. La idea del Kaizen se basa en las mejoras continuas que se realizan en una empresa. Estos cambios pretenden ayudar a aumentar la eficiencia y la productividad de la empresa a través de pasos pequeños pero continuos.
El objetivo del Kaizen es mejorar constantemente los procesos de la empresa y garantizar así su ventaja competitiva. La idea es que cada cambio en la empresa es una pequeña mejora, pero estos pequeños incrementos juntos a lo largo del tiempo producen resultados significativos.
Existen 5 conceptos principales del Kaizen:
Con la ayuda de todas estas metodologías, es posible identificar oportunidades de ahorro de costes en un tiempo récord y explotar el potencial de crecimiento de los ingresos. Como resultado, el Lean Management ofrece enormes ventajas a empresas de todos los tamaños y tipos, especialmente a las que quieren maximizar sus beneficios sin tener que invertir innecesariamente en nuevas tecnologías o contratar a nuevos empleados. Junto con otras estrategias como Six Sigma o BPR (Business Process Reengineering), Kaizen puede ayudar a crear un sistema eficaz para identificar áreas problemáticas en las empresas y proporcionar así beneficios a largo plazo para las unidades organizativas implicadas. [6]
El proceso de mejora continua (KVP) es un componente central de la gestión lean. El objetivo es optimizar constantemente los procesos existentes en la producción y la organización. Para ello, los procesos se analizan, evalúan y adaptan continuamente. El KVP se basa en la filosofía kaizen y puede aplicarse tanto a nivel empresarial como en equipos.
Se centra en el denominado ciclo PDCA, que comprende cuatro fases:
En algunos enfoques del KVP se añaden pasos adicionales:
Los sistemas de producción justo a tiempo (JIT) son una parte esencial de la gestión ajustada. Just-In-Time significa que los productos solo se fabrican en la medida en que se necesitan realmente. De este modo, se evita el desperdicio de recursos innecesarios. Además, se puede reaccionar inmediatamente ante cualquier cambio, lo que mejora significativamente la calidad.
Otra ventaja del Just-In-Time es que no hay costes de almacenamiento. Tan pronto como se fabrica un producto, se entrega inmediatamente al cliente. Esto no solo ahorra dinero, sino también tiempo. [8]
El sistema pull es un elemento central de la gestión ajustada y una forma eficaz de planificar la producción. Se basa en el principio de orientación a la demanda, según el cual cada proceso responde a la demanda anterior. El sistema pull suele considerarse la contrapartida del sistema push, que fomenta la previsibilidad mediante la planificación anticipada.
En el sistema pull, los materiales necesarios sólo se producen o solicitan cuando se necesitan. A diferencia de los sistemas push, el pedido se realiza directamente a través de la orden de venta y no a través de la planificación anticipada. Por tanto, se centra más en las necesidades del cliente y permite una producción más flexible. Además, se reducen las existencias, con el consiguiente ahorro de costes.
El sistema Pull es ideal para empresas cuyos productos se fabrican en ciclos cortos y deben ser muy personalizados. Su enfoque en las necesidades del cliente lo hace especialmente adecuado para empresas que necesitan controlar los rápidos cambios del mercado o anticiparse a las nuevas tendencias.
Otra ventaja de los sistemas pull es la mitigación de los casos de mala producción y sobreproducción. Al basarse en las necesidades reales del cliente, no existe el riesgo de producir más materiales de los que realmente se necesitan ni de tener que interrumpir los ciclos de producción para retirar los materiales sobrantes. También puede reducirse el riesgo de cuellos de botella e irregularidades en la producción.
Conclusión: El sistema pull es un método de gestión ajustada más eficaz que el sistema push y ofrece muchas ventajas en términos de ahorro de costes, minimización de la producción errónea y la sobreproducción, y flexibilidad en la planificación de la producción. Por tanto, es especialmente adecuado para empresas cuyos productos deben personalizarse con frecuencia o que necesitan reaccionar con rapidez a los cambios del mercado. Con el sistema pull, los procesos pueden diseñarse de forma más eficaz y pueden reducirse los riesgos, ¡todo ello pensando en el beneficio del cliente! [9]
La implantación del Lean Management suele conllevar la aplicación de la metodología Seis Sigma. Esta metodología sigue normalmente el ciclo DMAIC, que consta de cinco fases: definir, medir, analizar, mejorar y controlar. En cada fase se emprenden acciones específicas para optimizar el éxito empresarial.
Existen varios tipos de herramientas de gestión ajustada que pueden utilizarse para aplicar esta metodología. Algunas de las herramientas más utilizadas son los sistemas 5S (ordenar, estructurar, limpiar, estandarizar y mantener), Kaizen (mejora continua) y Kanban (producción justo a tiempo). Estas herramientas ayudan a simplificar los procesos y reducir los residuos.
Otro método en el marco de la gestión ajustada es el concepto Seis Sigma. Seis Sigma es un método sistemático de resolución de problemas y mejora de procesos con el objetivo de maximizar la satisfacción del cliente. Seis Sigma utiliza técnicas de análisis estadístico para identificar problemas y desarrollar propuestas de solución. Gracias a estas técnicas, las empresas pueden identificar las desviaciones de la norma y optimizar sus procesos.
La gestión ajustada ofrece muchas ventajas a las empresas: reduce costes, mejora la calidad y la eficiencia y crea mejores experiencias para los clientes. Como resultado, aumenta significativamente la rentabilidad de la empresa a largo plazo. Sin embargo, para implantar con éxito un sistema de gestión ajustada, todos los implicados deben estar familiarizados con los principios básicos del sistema, así como con las distintas herramientas y metodologías. [10]
El ciclo de 4 pasos Planificar-Hacer-Verificar-Actuar (PHVA) es una parte importante del Lean Management. Es una especie de círculo de calidad y ayuda a las empresas a resolver problemas, mejorar sus productos y optimizar sus procesos.
El ciclo PHVA consta de cuatro fases: Planificar, Hacer, Verificar y Actuar. Cada fase tiene una finalidad específica y está pensada para ayudar a conseguir una mejora continua y evitar errores.
El ciclo PHVA de 4 pasos es un poderoso método de mejora continua en empresas de cualquier tamaño y sector. El ciclo ayuda a las empresas a encontrar enfoques creativos para resolver problemas, así como a desarrollar flujos de trabajo más eficientes e implantar con éxito procesos de cambio a largo plazo. [11]
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